Surat-Menyurat Digital
Sistem surat-menyurat digital lengkap dengan template, tanda tangan digital, penomoran otomatis, kelompok surat, dan alur persetujuan bertingkat.
Fitur Utama
- Buat dan kelola template surat yang dapat disesuaikan
- Tanda tangan digital oleh pejabat berwenang
- Penomoran surat otomatis dengan format kustom
- Kelompok surat (grup template) untuk paket dokumen
- Alur persetujuan bertingkat: draft, review, persetujuan, tanda tangan, terbit
- Kop surat dinamis sesuai instansi
- Dokumen pendukung terintegrasi
- Verifikasi keaslian dokumen
- Arsip dokumen digital terorganisir
- Export dan import template antar instansi
Daftar Fitur Detail
Buat template surat dengan variable input, dokumen pendukung, dan kop surat yang dapat disesuaikan.
Pejabat menandatangani surat secara digital dengan fullscreen signing dan verifikasi keaslian.
Format penomoran kustom per kelompok surat dengan urutan otomatis tanpa duplikasi.
Bundling beberapa template dalam satu grup untuk paket dokumen sekaligus.
Alur bertingkat: draft, review, persetujuan, tanda tangan, terbit dengan timeline lengkap.
Kelola kop surat per instansi dengan selector untuk digunakan di berbagai template.
Upload, klasifikasi, dan cari arsip dokumen digital yang terorganisir.
Bagikan template surat antar pemerintah desa melalui export dan import.
Tentang Modul Surat-Menyurat Digital
Modul surat-menyurat TataDesa adalah solusi lengkap untuk mengelola seluruh siklus hidup dokumen resmi pemerintahan desa. Dari pembuatan template hingga penerbitan surat yang ditandatangani secara digital, semua proses terotomatisasi dan terdokumentasi.
Pembuatan Surat: Online & Langsung di Kantor Desa
Warga memiliki dua cara untuk mengajukan pembuatan surat:
- Via Aplikasi Mobile: Warga mengajukan permohonan surat langsung dari smartphone kapan saja dan di mana saja
- Kunjungan Langsung: Warga yang datang ke kantor desa dilayani langsung oleh perangkat desa atau staf admin yang membuatkan surat melalui sistem
Kedua jalur ini memastikan seluruh warga dapat terlayani, baik yang sudah melek digital maupun yang membutuhkan bantuan langsung dari perangkat desa.
Template Surat Fleksibel
Buat template surat yang dapat digunakan berulang kali dengan variabel input yang bisa disesuaikan. Template didefinisikan dengan komponen:
- Variable Input: Field dinamis yang diisi saat membuat surat (nama pemohon, tujuan surat, tanggal, dsb)
- Dokumen Pendukung: Daftar dokumen yang harus dilampirkan (KTP, KK, dll)
- Kop Surat (Letterhead): Header surat yang mencakup logo dan identitas instansi
- Body Template: Konten surat dengan placeholder untuk variable
- Export/Import: Bagikan template antar pemerintah desa
Tanda Tangan Digital
Setiap surat yang diterbitkan dapat ditandatangani secara digital oleh pejabat yang berwenang:
- Fullscreen Signing: Interface tanda tangan layar penuh untuk akurasi
- Signature Verification: Verifikasi keaslian tanda tangan
- Multi-Signer: Dukungan untuk beberapa penandatangan sesuai hierarki
- Posisi Otomatis: Posisi tanda tangan terintegrasi dalam layout surat
- Verifikasi Publik: Halaman verifikasi dokumen untuk publik
Penomoran Otomatis
Sistem penomoran surat yang fleksibel dan otomatis:
- Kelompok Surat: Kategorisasi surat berdasarkan jenis (misal: SK, Keterangan, Pengantar)
- Format Kustom: Pattern yang bisa dikustomisasi (misal:
001/SK/DS-BKL/I/2026) - Auto-increment: Nomor urut otomatis per kelompok per periode
- Reset Berkala: Opsi reset penomoran per tahun atau periode tertentu
Grup Template Surat
Fitur unik yang memungkinkan pembuatan paket dokumen dari beberapa template sekaligus:
- Bundling Template: Gabungkan beberapa template dalam satu grup
- Variable Mapping: Pemetaan variabel antar template dalam grup
- Dokumen Pendukung Grup: Kelola lampiran untuk seluruh paket
- Satu Klik Terbit: Buat semua surat dalam grup sekaligus
Alur Persetujuan (Workflow)
Setiap surat melewati alur persetujuan yang terdokumentasi:
- Draft: Surat dibuat dan disiapkan
- Review: Diperiksa oleh pihak yang bertanggung jawab
- Persetujuan: Disetujui oleh atasan
- Tanda Tangan: Ditandatangani secara digital
- Terbit: Surat resmi diterbitkan dan dapat diakses
Timeline lengkap tersedia untuk melacak setiap perubahan status.
Integrasi
Modul surat terintegrasi dengan:
- Penduduk: Data warga otomatis terisi dari NIK
- Keluarga: Data KK untuk surat keterangan keluarga
- Wilayah: Alamat dari data RT/RW/Dusun
- Layanan Publik: Surat dihasilkan dari permohonan layanan